Di era digital saat ini, komunikasi personal semakin bergeser dari surat menyurat ke platform digital yang lebih instan. Namun, dalam dunia formal, surat masih memegang peranan penting, terutama untuk keperluan administrasi dan dokumentasi.
Surat pengantar, sebagai salah satu jenis surat resmi, tetap relevan hingga sekarang. Keberadaan fisiknya menjadikan surat ini sebagai bukti otentik dan arsip yang bernilai.
Pengertian Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan surat resmi yang krusial dalam hubungan antar instansi. Fungsinya untuk memberikan informasi resmi bahwa seseorang atau barang yang diantar telah mendapat persetujuan dan memiliki tujuan tertentu.
Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman mengenai tujuan kedatangan atau pengiriman. Surat pengantar juga tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) sebagai surat yang dikirim bersama barang atau sesuatu hal lainnya.
Contoh Surat Pengantar
Berikut beberapa contoh surat pengantar yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pengantar Pembuatan SKCK
SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian) seringkali menjadi syarat administrasi dalam berbagai keperluan, termasuk melamar pekerjaan. Sebelum mengajukan permohonan SKCK di kantor polisi, Anda biasanya memerlukan surat pengantar.
Berikut contoh surat pengantar pembuatan SKCK:
RUKUN TETANGGA 007/17 DSN. GUNUNG KIDUL
DESA KRANGGAN. KECAMATAN SAMPURNA
KABUPATEN SURAKARTA – 76944
SURAT PENGANTAR No. : 897/INT/VI/2022
Yang bertanda tangan dibawah ini:
Ketua RT.007 RW.17 Dsn Gunung Kidul, Desa Kranggan, Kecamatan Sampurna Kab. Surakarta, menerangkan bahwa:
Nama: Putri Bintang
Tempat/Tgl Lahir: Surakarta, 22 Desember 1999
Jenis Kelamin: Wanita
Agama: Islam
Alamat: Desa Gunung Kidul, Desa Kranggan, Kecamatan Sampurna, Yogyakarta
Adalah penduduk yang berdomisili di Dsn Gunung Kidul dan bermaksud mengurus SKCK. Surat pengantar ini dibuat untuk keperluan tersebut.
Surakarta 07 Januari 2022
Ketua RT 007/17 Dsn Gunung Kidul
Agung Jatmiko S.
Contoh Surat Pengantar RT/RW
Surat pengantar dari RT/RW dibutuhkan untuk berbagai keperluan administrasi, seperti pembuatan KTP. Tanpa surat pengantar ini, kemungkinan besar Anda akan kesulitan mengurus KTP di kantor kecamatan atau Disduk Capil.
Berikut contoh surat pengantar dari RT/RW untuk pembuatan KTP:
Pemerintah Provinsi Lampung
Pengurus Rukun Tetangga 20/08
Kelurahan Teluk Betung Selatan, Kecamatan Tangerang
Kota Administrasi Jakarta
Surat Keterangan Pengantar
Nomor : 897/SKD/IIX/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Ketua RT 14/08 Kelurahan Teluk Betung Selatan, Kecamatan Tangerang, Kota Administrasi Jakarta menerangkan bahwa :
Nama: Abdul Rahman
Tempat, Tanggal lahir : Bandar Lampung, 08 Juli 1999
Jenis Kelamin: Pria
Pekerjaan: PNS
Agama : Islam
Status Perkawinan: Sudah Kawin
Kewarganegaraan: Indonesia
Alamat: Jalan Ikan Kakap Teluk Betung Selatan RT 14/08
Adalah warga Kelurahan Teluk Betung Selatan. Surat keterangan ini dibuat untuk melengkapi persyaratan pembuatan KTP.
Bandar Lampung, 14 Maret 2022
Ketua RT 14/08 (Tanda tangan + materai Rp 6.000,- bercap)
Amar Sholihin
Contoh Surat Pengantar dari Perusahaan
Perusahaan juga seringkali menggunakan surat pengantar untuk berbagai keperluan internal maupun eksternal. Contohnya, untuk keperluan evaluasi kinerja karyawan.
Berikut contoh surat pengantar dari perusahaan untuk kegiatan evaluasi karyawan:
Raja Lele Jaya
Jl. Gotong Royong No 55, Depok- Jawa Barat
Telp : 0821-6500-9090
email: [email protected]_abadicipta.Com
Surat Pengantar Nomor: C.77/91/RMM/IX/2017
Sehubungan dengan evaluasi kinerja karyawan yang akan diadakan, kami mengirimkan anggota tim berikut untuk mengikuti kegiatan tersebut:
Nama : Anggoro Rudi
Jabatan : Direktur Utama
Nama : Anggun Arisa
Jabatan : Kepala HRD
Nama : Akmal Nurdin
Jabatan : Wakil Direktur Utama
Kami berharap kegiatan evaluasi ini berjalan lancar. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Depok, 18 Juni 2022
Direktur Utama PT. Raja Lele Jaya Raya
Anggoro Ahmad
Fungsi Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:
- Menunjukkan kesopanan dan tata tertib administrasi antar instansi.
- Membuktikan bahwa pembawa surat adalah utusan resmi dan terpercaya.
- Memberikan penjelasan formal tentang maksud dan tujuan pengiriman.
- Merupakan syarat untuk mendapatkan surat resmi tertentu (misalnya SKCK, izin nikah, dll).
Jenis Surat Pengantar
Terdapat beberapa jenis surat pengantar, di antaranya:
Surat Pengantar Proposal
Digunakan untuk mengirimkan proposal ke instansi resmi, misalnya proposal investasi, permohonan dana, atau kegiatan tertentu. Isi surat menjelaskan kegiatan yang akan dilakukan dan cara berpartisipasi.
Surat Pengantar Barang, Berkas, dan Dokumen Resmi
Surat ini menjelaskan detail barang atau berkas yang dikirimkan. Identitas pengirim juga dicantumkan untuk menjaga kepercayaan.
Surat Pengantar Pembuatan Dokumen
Biasanya dibuat oleh ketua RT/RW untuk mengkonfirmasi identitas warga yang akan membuat dokumen resmi, seperti SKCK, akta nikah, atau KTP.
Struktur dan Cara Membuat Surat Pengantar
Berikut struktur dan cara membuat surat pengantar:
Kop Surat
Kop surat menunjukkan identitas resmi pengirim, meliputi logo, nama, alamat, dan kontak. Letaknya di bagian paling atas surat.
Contoh: Sumber Kencana Makmur Group Jl. Panjaitan Timur No. 13, Depok Telp. 085776543890; Email: [email protected]
Kepala Surat
Bagian ini berisi:
- Tempat dan tanggal pembuatan surat.
- Nomor surat (untuk surat kedinasan).
- Lampiran (dokumen lain yang dikirim bersama).
- Perihal/Hal (tujuan surat secara singkat).
- Nama dan alamat penerima surat.
Contoh: Lampung, 21 Desember 2019 Nomor : 28/SUP/XI/2019 Lampiran : 1 bendel berkas laporan Hal: pengantar berkas laporan pengiriman Yth. Pimpinan PT Sentosa Makmur Jl. Karimun Jawa No. 88, Bandung
Badan Surat
Bagian inti surat yang menjelaskan informasi secara detail.
Contoh: Dengan hormat, Sesuai kesepakatan, kami telah mengirimkan barang ke pabrik Bapak/Ibu dan diterima petugas gudang. Bersama surat ini, kami lampirkan detail pengiriman barang tanggal 17 Januari 2022.
Penutup Surat
Berisi salam penutup, tanda tangan, dan nama lengkap pengirim.
Contoh: Demikian surat pengantar ini. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Agung Tirta, Manajer Marketing.
Semoga penjelasan mengenai surat pengantar ini bermanfaat. Memahami seluk-beluk surat pengantar sangat penting, terutama dalam konteks administrasi dan komunikasi formal. Ketelitian dan keakuratan informasi dalam surat pengantar akan memperlancar berbagai proses dan menghindari kesalahpahaman.
