Sebelum era smartphone, surat menjadi alat utama komunikasi jarak jauh. Kini, meskipun telah tergantikan sebagian besar oleh teknologi digital, surat resmi masih relevan dan digunakan untuk berbagai keperluan formal. Artikel ini akan membahas secara rinci pengertian surat, jenis-jenisnya, berbagai format penulisannya, dan komponen penting yang harus ada dalam sebuah surat resmi, disertai contoh-contoh yang praktis.
Surat merupakan media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi. Bentuknya beragam, mulai dari yang informal hingga yang sangat formal.
Pengertian dan Jenis-Jenis Surat
Surat berfungsi sebagai media penyampaian informasi tertulis. Jenis surat sangat beragam, disesuaikan dengan tujuan dan formalitasnya.
Jenis-jenis surat antara lain: surat pribadi (informal, untuk kepentingan pribadi), surat dinas (resmi, dikeluarkan instansi pemerintah), surat niaga (untuk keperluan bisnis), dan surat resmi (formal, digunakan instansi, perusahaan, organisasi, atau individu untuk keperluan resmi). Pemahaman perbedaan jenis surat sangat penting untuk menentukan format dan bahasa yang tepat.
Format dan Bentuk Penulisan Surat
Penulisan surat, terutama surat resmi, memiliki aturan dan format baku. Ketepatan format menunjukkan profesionalitas dan kemudahan pemahaman isi surat.
Ada beberapa macam bentuk surat berdasarkan tata letaknya:
Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Semua elemen surat, dari kop surat hingga penutup, diketik rata kiri. Tidak ada indentasi paragraf, sehingga tampilannya sangat rapi dan sederhana.
Surat Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)
Elemen surat kecuali isi surat diketik rata kiri. Isi surat di setiap paragraf baru diindentasi lima ketukan dari tepi kiri. Format ini sering digunakan dalam surat undangan.
Surat Block Style (Bentuk Lurus)
Mirip dengan *full block style*, namun tanggal, salam penutup, nama dan jabatan penandatangan berada di sisi kanan. Format ini menggabungkan kesederhanaan dan sedikit sentuhan formalitas.
Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)
Alamat tujuan ditulis secara bergerigi, dengan setiap baris berikutnya menjorok masuk lima ketukan. Format ini cocok untuk surat dengan alamat singkat.
Surat Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)
Setiap paragraf diindentasi, dengan baris pertama rata kiri dan baris berikutnya menjorok ke dalam lima ketukan. Memberikan kesan modern dan rapi.
Surat Official Style (Bentuk Resmi)
Memiliki dua variasi: gaya lama (alamat sejajar dengan perihal, isi surat diindentasi) dan gaya baru (alamat dan isi surat di bawah nomor surat, indentasi lima spasi). Format resmi ini banyak digunakan instansi pemerintah.
Komponen Penting dalam Surat Resmi
Surat resmi memiliki komponen-komponen penting yang harus ada untuk memastikan kelengkapan dan validitasnya. Ketidaklengkapan komponen dapat mengurangi kredibilitas surat.
Kepala Surat (Kop Surat)
Berisi identitas pengirim surat, seperti logo, nama instansi, alamat, dan nomor telepon. Berfungsi sebagai identitas dan media promosi.
Tempat dan Tanggal Surat
Menunjukkan lokasi dan waktu pengiriman surat. Biasanya diletakkan di pojok kanan atas. Contoh: Jakarta, 28 Mei 2023.
Nomor Surat
Untuk memudahkan pencatatan, penyimpanan, dan pengarsipan surat. Sistem penomoran bervariasi antar instansi. Contoh: 001/ADM/2023.
Lampiran
Menjelaskan adanya dokumen lain yang dilampirkan. Jika tidak ada lampiran, bagian ini dihilangkan. Contoh: Lampiran: 1 lembar.
Hal/Perihal
Singkat dan jelas menjelaskan isi surat. Hanya huruf pertama kata utama yang kapital. Contoh: Permohonan Bantuan Dana.
Alamat Tujuan/Penerima
Alamat lengkap penerima surat, ditulis dengan jelas dan akurat. Contoh: Kepada Yth. Bapak Direktur PT Maju Jaya, Jl. Sudirman No. 10, Jakarta.
Salam Pembuka
Sapaan hormat untuk memulai surat. Contoh: Dengan hormat, Salam sejahtera.
Isi Surat
Bagian inti surat, berisi informasi yang ingin disampaikan. Terdiri dari alinea pembuka, isi pokok, dan penutup.
Alinea Pembuka
Pendahuluan untuk mengantar ke inti pesan. Contoh: Sehubungan dengan…
Isi Pokok
Penjelasan detail maksud dan tujuan surat. Harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
Penutup
Kesimpulan dan harapan. Contoh: Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup
Ucapan penutup surat. Contoh: Hormat kami, Salam sejahtera.
Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Nama dan tanda tangan pengirim surat. Menunjukkan tanggung jawab atas isi surat. Nama dan jabatan harus jelas.
Tembusan
Menyatakan pihak lain yang menerima salinan surat. Tidak wajib, hanya jika diperlukan. Contoh: Tembusan: Bapak Sekretaris Perusahaan.
Catatan Kaki
Penjelasan tambahan jika diperlukan. Berada di bagian bawah surat. Contoh: Catatan: Surat ini berlaku sampai 31 Desember 2023.
Inisial
Singkatan nama pengetik dan/atau penanggung jawab surat. Contoh: AR/TS.
Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi
Berikut contoh surat resmi dan tidak resmi untuk memperjelas perbedaannya.
Contoh Surat Undangan Resmi
[Kop Surat Dinas Pendidikan Kabupaten X] [Tempat dan Tanggal] Nomor: …Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SD se-Kabupaten X
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Koordinasi terkait Kurikulum Merdeka di:
Hari/Tanggal: Senin, 12 Desember 2023
Waktu: 08.00 WIB
Tempat: Aula Dinas Pendidikan Kabupaten X
Atas kehadiran dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten X
[Nama dan Tanda Tangan]Contoh Surat Tidak Resmi
[Tempat dan Tanggal]Hai Budi,
Apa kabar? Lama tak berjumpa, semoga kamu sehat selalu. Aku ingin mengundangmu untuk makan malam di rumahku minggu depan. Apakah kamu berminat?
Sampai jumpa!
Salam,
Ani
Semoga penjelasan di atas memberikan pemahaman yang komprehensif tentang surat dan komponen-komponen penting di dalamnya. Penulisan surat yang baik dan efektif menuntut ketelitian dan pemahaman akan konteks dan tujuan penyampaian informasi. Dengan demikian, pesan dapat tersampaikan secara jelas dan profesional.
