Penomoran surat merupakan aspek penting dalam administrasi, terutama untuk surat resmi atau surat dinas. Sistem penomoran yang baik memudahkan pengarsipan, pencarian, dan klasifikasi surat. Aturan penomoran sendiri bervariasi antar instansi, namun prinsip dasarnya tetap sama: menciptakan sistem yang efisien dan mudah dipahami.
Artikel ini akan membahas secara detail mengenai cara membuat nomor surat yang benar dan efektif, termasuk komponen-komponen penting, format penomoran yang umum digunakan, serta contoh-contoh praktis. Dengan memahami pedoman ini, Anda dapat membuat surat resmi yang terorganisir dan profesional.
Pengertian Nomor Surat
Nomor surat adalah kode unik yang terdiri dari susunan nomor urut, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan. Kode surat spesifik untuk setiap instansi dan membedakan jenis surat.
Penempatan nomor surat umumnya di bagian kiri atas, di bawah kop surat. Nomor surat penting, baik untuk surat fisik maupun elektronik.
Pemberian nomor surat memudahkan penyimpanan dan pengarsipan. Ini juga membantu dalam mengurutkan surat yang keluar.
Kode dalam nomor surat juga menunjukkan jenis surat yang dikeluarkan, memudahkan penerima memahami isi dan tindakan yang perlu diambil.
Aturan Penomoran Surat
Penulisan nomor surat mengikuti aturan tertentu. Posisi nomor surat biasanya di kiri atas, tepat di bawah kop surat.
Format nomor surat biasanya mencakup kode jenis surat, nomor urut, nama lembaga, bulan (angka Romawi), dan tahun.
Setiap instansi mungkin memiliki variasi dalam format, namun prinsip dasar tetap sama yaitu memastikan keunikan dan keterbacaan nomor surat.
Fungsi Surat Resmi dan Ciri-Cirinya
Surat resmi memiliki beberapa fungsi penting. Ia berfungsi sebagai sarana informasi atau pemberitahuan formal.
Surat resmi juga menjadi bukti tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan.
Fungsi lainnya meliputi pedoman kerja, alat pengingat, dan bukti historis.
Agar sebuah surat diakui sebagai surat resmi, beberapa ciri harus dipenuhi.
Surat resmi menggunakan bahasa baku dan EYD, singkat, padat, dan jelas.
Bahasa yang digunakan bersifat eksplisit, dilengkapi kop surat, nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran.
Dalam beberapa kasus, surat resmi juga dilengkapi stempel atau cap.
Fungsi Pembuatan Nomor Surat
Pembuatan nomor surat memiliki beberapa fungsi utama. Nomor surat memudahkan pengaturan dan pencarian surat.
Nomor surat juga membantu mengetahui jumlah surat yang masuk dan keluar, serta memudahkan pengklasifikasian.
Sistem penomoran memudahkan sekretaris dalam melanjutkan penomoran surat berikutnya.
Nomor surat menjadi referensi untuk surat-menyurat di masa mendatang.
Cara Membuat Nomor Surat
Berikut langkah-langkah membuat nomor surat yang efektif dan efisien.
Memahami Komponen Nomor Surat
Komponen nomor surat umumnya dipisahkan dengan tanda garis miring (/).
Komponen tersebut meliputi kode nomor surat, nomor urut, nama lembaga, bulan (Romawi), dan tahun.
- Kode nomor surat menunjukkan jenis surat.
- Nomor urut menunjukkan urutan surat yang dikeluarkan.
- Nama lembaga menunjukkan instansi pengirim.
- Bulan (Romawi) menunjukkan bulan pembuatan surat.
- Tahun menunjukkan tahun pembuatan surat.
Format Penomoran Surat Keluar
Format penomoran surat keluar perlu konsisten dan sesuai dengan kode yang ditetapkan instansi.
Berikut beberapa contoh kode untuk jenis surat yang umum:
- Surat Keputusan (SK): 01
- Surat Undangan (SU): 02
- Surat Permohonan (SPm): 03
- Surat Pemberitahuan (SPb): 04
- Surat Peminjaman (SPp): 05
- Surat Pernyataan (SPn): 06
- Surat Mandat (SM): 07
- Surat Tugas (ST): 08
- Surat Keterangan (SKet): 09
- Surat Rekomendasi (SR): 10
- Surat Balasan (SB): 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD): 12
- Sertifikat (SRT): 13
- Perjanjian Kerja (PK): 14
- Surat Pengantar (SPeng): 15
Contoh Penulisan Nomor Surat
Contoh penulisan nomor surat: 01/SK/PT.XYZ/XI/2024
- 01: Kode surat (Surat Keputusan)
- SK: Singkatan jenis surat (Surat Keputusan)
- PT.XYZ: Nama perusahaan
- XI: Bulan (November)
- 2024: Tahun
Contoh lain: 007/ST/Dinas Pendidikan/VII/2023
- 007: Nomor urut surat
- ST: Singkatan jenis surat (Surat Tugas)
- Dinas Pendidikan: Nama instansi
- VII: Bulan (Juli)
- 2023: Tahun
Contoh penulisan nomor surat dengan penempatan yang benar:
Nomor: 01/SK/PT.ABC/XII/2023
Lampiran: –
Perihal: Pengangkatan Karyawan
Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas
Berikut contoh format penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas:
Contoh 1: SURAT PERINTAH NOMOR 15/KADIN/03/2024
- 15: Nomor urut
- KADIN: Kode jabatan
- 03: Bulan (Maret)
- 2024: Tahun
Contoh 2: SURAT TUGAS NOMOR 22/KABID/10/2024
- 22: Nomor urut
- KABID: Kode jabatan
- 10: Bulan (Oktober)
- 2024: Tahun
Penomoran Surat Dinas dari Pejabat di Bawah Menteri/Pimpinan Instansi
Surat dinas dari pejabat di bawah menteri memiliki format lebih kompleks.
Format ini umumnya mencakup kode pengamanan, nomor urut, singkatan instansi, singkatan unit kerja, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Contoh: RAHASIA/023/KEMENKEU/BPPK/123.456/XII/2024
Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasifikasi
Sistem klasifikasi arsip menggunakan kode untuk mengelompokkan surat berdasarkan isi dan memudahkan pencarian.
Klasifikasi seringkali menggunakan kode angka desimal tiga digit, dengan kode pembantu, kode wilayah, dan singkatan nama komponen.
Contoh kode klasifikasi: 100 (Pemerintahan), 500 (Perekonomian), 700 (Pengawasan).
Kode pembantu memberikan perincian lebih lanjut, misalnya 01 (Perencanaan), 04 (Laporan).
Kode wilayah menunjukkan lokasi geografis, misalnya 32 (Jawa Barat), 34 (DIY).
Singkatan nama komponen menunjukkan unit kerja yang menangani masalah, misalnya SJ (Sekretariat Jenderal), BPPK (Badan Perencanaan dan Keuangan).
Dengan memahami detail tentang cara membuat nomor surat, Anda dapat menciptakan sistem administrasi surat yang terorganisir dan efisien. Konsistensi dalam penerapan sistem penomoran sangat penting untuk memudahkan pencarian dan pengarsipan surat di masa mendatang. Ingatlah untuk selalu menyesuaikan format penomoran dengan pedoman yang berlaku di instansi Anda.
